Aan het begin van het nieuwe jaar is steevast een voornemen om efficiënt met je tijd om te gaan. Niet alles vol te plannen. Het begint goed maar al snel ben je weer kampioen agendaatje vol plannen. Herkenbaar? Hier tips&tricks om eindelijk je agenda weer de baas te worden in plaats van andersom.

Om niet steeds het gevoel te hebben dat je achter de feiten aanloopt en geleefd wordt door je (werk)agenda hebben we deze tips op een rij gezet en ondernemende vrouwen met verstand van zaken om houvast gevraagd!

Juliette de Vries is ondernemer pur sang en niet vies van een beetje risico en een volle agenda. Met haar schoenenmerk Feraggio, de perfecte pump en hak voor elke vrouw, verovert ze stap voor stap de wereld.

PRIORITEER

Juliette: ‘Aan de hand van to do-lijstjes, simpel en efficiënt in Excel prioriteer ik mijn dagelijkse werkzaamheden. In de eerste kolom de prio in schaal van 1 tot 5 en in de kolom daarachter de tijd die het ongeveer in beslag gaat nemen. Vervolgens is het een kwestie van simpel filteren op prio 1, om eruit halen waar je tijd voor hebt. Dat brengt veel rust in het hoofd. En hoe fijn is het om ‘done’ in te vullen!?’

EFFICIENTIE

‘Voor mij persoonlijk zijn er een paar gouden regels voor efficiënt werken:

Moeilijke vraagstukken altijd aanpakken tussen 10:00 en 12:00 uur:
Bij mij zit de energie in de ochtend dus ik houd telefoongesprekken af, verzand niet in beantwoorden van mailtjes, kijk niet op mijn to do-lijst van die dag, ga niet langer dan nodig met een collega kletsen bij het koffieapparaat. De focus ligt dan echt op zaken waar ik uiterste concentratie voor nodig heb. Dit betreft dan bijvoorbeeld spreadsheets, lange teksten of andere moeilijke vraagstukken.

Na 16:00 uur niet meer starten aan een project dat meer dan 30 minuten in beslag neemt:
Doorgaans spreek ik rond die tijd af voor een zakelijke meeting.   

Van iedere meeting een bespreekverslag opstellen binnen 24 uur tijd:
Kort en bondig genoteerd met een actielijst om zo niet te vergeten wat er is afgesproken.

Meetings goed voorbereiden is het halve werk:
Zo zorg je ervoor dat je niet te diep op onnodige zaken ingaat. Ook hier is het een kwestie van vasthouden aan een meeting ritme. Haal eruit wat erin zit, en vergeet niet: tijd is geld! De regie nemen/houden over het gesprek zorgt ervoor dat het niet meer tijd kost dan nodig.’

FOCUS

‘Heb ik mijn agenda tóch te vol gepland? Dan laat ik dat zo. Er is meestal wel weer een tegenpartij die toch een afspraak verzet. Alleen als er iets onoverkomelijks tussendoor komt zal ik een afspraak door moeten schuiven maar dat komt niet vaak voor want doorgaans maak ik alleen afspraken die van belang zijn. Ik ben erg van de focus dus een gezellige kletsafspraak zit er bij mij niet in op werkdagen.’   

‘Ik ben erg van de focus dus een gezellige kletsafspraak zit er bij mij niet in op werkdagen‘

Juliette de Vries, founder van Feraggio heels

SOCIAL MEDIA

‘Social media gebruik ik alleen zakelijk. Erg belangrijk voor ons eigen merk. Ik zie er dus het grote belang van in, maar heb zelf niet de behoefte om mijn privéleven te delen. Ik omhul dus alles in de vorm van schoenen en “foot language”.’

ONE SIZE FITS ALL

‘Prioriteiten stellen is key, maar vervolgens accepteren hoe het loopt ook. Het één neemt nu eenmaal meer tijd in beslag dan het ander. Dus linksom of rechtsom zal je het altijd wel weer inhalen. Stay focused and keep your eye on the target. En soms… zul je een weekend door moeten knallen. Het is wat het is.’

 

Drs. Kelly Weekers is ondernemerscoach en schrijfster van bestsellers ‘Happy Life 365’ en ‘Happy Lifehacks 365’. Vanuit haar expertise als psycholoog en haar eigen ervaring als eigenaar van een booming online business, helpt zij andere zelfstandige ondernemers groeien. 

KADER

Kelly: ‘Ik denk dat het het belangrijkste is om als eerste de kaders te bepalen; hoeveel je werkt en wanneer dat is, daar gaat het namelijk bij de meesten al helemaal mis. Ze komen continu tijd te kort omdat ze nooit hebben gekaderd hoeveel uur er naar werk ‘mag’ gaan. Bijvoorbeeld: ik werk 32 uur en die uren blok je in je weekagenda zodat je precies weet waar je aan toe bent. Hiermee blijft werktijd werktijd en privétijd ook echt privé. Daarnaast maak ik binnen die tijd drie soorten blokken. De prio (met taken die z.s.m. af moeten), lange termijn (die dingen die gedaan moeten worden, maar waar niet per se datum aan hangt) en ad hoc (in die blokken doe ik alles en werk ik alles bij wat mij anders op andere momenten stoort zoals mails, telefoontjes, appjes etc.). Zo haal je het meeste uit je tijd en houd je je focus bij je taken.’

PLAN

‘Plannen, plannen, plannen. Ik werk elke dag met mijn aanvalsplan. Het klinkt saai, maar zowel je werk als privéleven plannen geeft zo veel rust en overzicht. En dat betekent echt niet dat alles tot op de minuut in je agenda moet staan; voor mijn part staat op zondag één groot kruis ‘family time’, maar dan weet je wel dat het dan daarvoor tijd is. Niets werkt zo inefficiënt als ’s morgens achter je laptop kruipen en zien wat de dag je gaat geven. Dan val je al snel van de ene ad hoc-taak in de andere, scroll je tussendoor nog wat door je timeline en denk je na een paar uur; wat heb ik nu precies gedaan? De regie over je leven pakken gebeurt wanneer jij de regie pakt over je tijd.’

KEUZES

‘Loopt je agenda onverhoopt toch te vol? Ga dan schrappen. Dan kom ik weer even terug op die 32 uur; je kunt dus niet werk hebben voor veertig uur. Maak keuzes! En dat geldt ook privé. Doe liever eens wat minder dingen, maar doe ze goed en met plezier. Wij voelen veel te snel dat we ergens niet nee tegen zouden kunnen zeggen, maar eigenlijk zit dat bij negen van de tien dingen tussen onze oren. Als het niet gaat dan gaat het niet. Hup, een mail naar die klant of een app naar die vriendin voor een nieuw voorstel qua datum en je hebt direct meer lucht. We zijn allemaal erg druk, dus vaak is de tegenpartij er helemaal oké mee dat er wat geschoven wordt.’ 

VLIEGTUIGMODUS

‘Social media is knetterverslavend, dus ik denk dat het belangrijk is dat je ook hierin de kaders voor jezelf bepaalt. Eigenlijk wat betreft je telefoongebruik in het algemeen. Zo heb ik geen pushmeldingen meer aanstaan op mijn telefoon, krijg ik er geen mails op binnen, heb ik geen nieuwsapps meer en gebruik ik mijn LinkedIn, Facebook en Instagram alleen nog op vaste tijden. Daarnaast is de verleiding er nog steeds maar leg ik mijn telefoon weg, want als ik hem niet zie is het ook goed. En in de avond gaat hij lekker op vliegtuigmodus. Verder volg ik alleen accounts die mij een positief gevoel geven, iets leren of inspireren. Waarom zou je mensen of dingen die je negatief of zuur maken dagelijks toegang geven tot je aandacht?’

100.000+

‘Ik denk niet dat er een ‘one size fits all’-regel is om tijd voor je te laten werken. Uiteindelijk moet je kijken wat voor jou werkt, hóe je je tijd wilt indelen is afhankelijk van jou als persoon. Maar, met 100.000+ lezers van mijn boeken en honderden ondernemers die ik inmiddels heb gecoacht weet ik aan de hand van al die ervaringsverhalen: plan je helemaal niet, dan plan je echt om te falen.’ 

‘Niets werkt zo inefficiënt als ’s morgens achter je laptop kruipen en zien wat de dag je gaat geven‘

Drs. Kelly Weekers, businesscoach en bestsellerschrijfster